Gestor Documental
Centralitza, controla i dinamitza la documentació del teu sistema de gestió. Assegura la traçabilitat, la comunicació i el compliment de les teves polítiques, els protocols, els procediments i les instruccions.
Com funciona
GQFtools Gestor Documental
Configuració i Estructuració Documental a Mida
La base d’una gestió documental eficient és la organització. Defineix tipus de documents (polítiques, procediments, protocols, instruccions, etc.) i personalitza els seus atributs específics per adaptar la plataforma completament a l’estructura i les necessitats del teu sistema de gestió.
Creació, Càrrega i Centralització Segura de Documents
Crea nous documents directament a la plataforma o importa els existents. Tots els documents s’emmagatzemen en un repositori centralitzat i segur, facilitant l’accés i eliminant la dispersió de la informació.
Control de Versions i Fluxos d'Aprovació Àgils
Mantingues un control exhaustiu de cada versió dels teus documents. El nostre sistema gestiona l’historial de canvis i et permet configurar fluxos de treball per a la revisió i l’aprovació, assegurant que només la versió correcta estigui en ús i que les persones adequades participin en el procés.
Gestió Granular de Permisos i Distribució Controlada
Defineix amb precisió qui pot visualitzar, editar, aprovar o gestionar cada tipus de document. Assegura la confidencialitat i que la informació correcta arribi a les persones adequades al moment oportú.
Vinculació d'accions de control i delegació de tasques
Aneu més enllà de la simple gestió de fitxers. Integra accions de control específiques directament sobre els requisits dels documents. Delega aquestes accions als usuaris responsables, assignant tasques clares per a la recopilació d’evidències o l’execució de controls.
Seguiment de Tasques i Evidència de Compliment
Els usuaris assignats poden registrar l’execució de les accions de control i adjuntar evidències directament a la plataforma. Fes un seguiment del progrés, facilita la supervisió i mantingues una traçabilitat completa del compliment dels requisits documentats.
Per què escollir
GQFtools Gestor Documental ?
Adaptabilitat Total al teu sistema de gestió
Integració Única de Gestió Documental i Control de Tasques
Elimina Errors i Confusions amb un Control de Versions Robust
Seguretat i Confidencialitat Garantides
Agilitza els teus Processos amb Fluxos de Revisió i Aprovació Personalitzables
Facilita el Compliment i la Preparació per a Auditories
Millora la comunicació interna i l'accés a la informació
Compleix amb certificacions ISO i aconsegueix auditories exitoses al 100%
Per què escollir
GQFtools Gestor Documental ?
Adaptabilitat Total al teu sistema de gestió
La nostra plataforma no imposa una estructura rígida. Crea els tipus de documents i atributs que la teva organització necessita reflectint fidelment el teu sistema de gestió (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IFS, BRC, etc.).
Integració Única de Gestió Documental i Control de Tasques
A diferència dels gestors documentals tradicionals, GQFTOOLS us permet vincular accions de control i seguiment directament als requisits dels vostres documents, convertint la documentació en una eina viva i dinàmica per al compliment.
Elimina Errors i Confusions amb un Control de Versions Robust
Oblida’t de treballar amb versions obsoletes. Assegura que totes les persones accedeixin sempre a la darrera versió aprovada del document, mantenint un historial complet de canvis per a auditories i consultes.
Seguretat i Confidencialitat Garantides
Amb la nostra gestió granular de permisos, tu decideixes qui accedeix a què. Protegeix la informació i assegura que els documents només siguin modificats o aprovats per personal autoritzat.
Agilitza els teus Processos amb Fluxos de Revisió i Aprovació Personalitzables
Defineix fluxos de treball que s’adaptin als processos interns. Optimitza els temps de revisió i aprovació, enviant notificacions automàtiques i facilitant la col·laboració entre departaments.
Facilita el Compliment i la Preparació per a Auditories
Centralitza tota la documentació i les evidències de compliment associades. Accedeix ràpidament a la informació requerida durant auditories internes o externes, demostrant control i traçabilitat.
Millora la comunicació interna i l'accés a la informació
Assegura que tots els membres de la teva organització puguin accedir fàcilment als procediments, instruccions i protocols actualitzats que necessiten per fer la seva feina de manera eficient i segura.
Compleix amb certificacions ISO i aconsegueix auditories exitoses al 100%
Facilita la gestió de les teves certificacions ISO i assegura el compliment dels requisits legals. Els nostres serveis et permeten optimitzar els processos de certificació i auditoria.
Serveis addicionals
Conexión e Integración con Repositorios Externos
¿Tu organización ya utiliza sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, OneDrive u otros? Podemos facilitar la integración para que los registros y evidencias adjuntados a los procedimientos en GQFtools Gestor Documental puedan ser sincronizados o enlazados con tus carpetas existentes, combinando la potencia de gestión de GQFtools con la flexibilidad de tus herramientas actuales.
Automatización Avanzada con GQFtools BPM
Lleva la gestión de tus procesos documentados al siguiente nivel. Complementa las acciones de control y los flujos de trabajo definidos en GQFtools Gestor Documental con nuestro módulo GQFtools BPM (Business Process Management). Diseña, automatiza y monitoriza procesos de negocio completos que se inicien o interactúen con tu documentación, logrando una eficiencia y trazabilidad de extremo a extremo.
Consultoria per a l'Optimització de l'Estructura Documental
Si necessiteu ajuda per definir l’arquitectura del vostre sistema documental, migrar des de sistemes heretats o assegurar que la configuració de tipus de documents, atributs i fluxos d’aprovació s’alinea perfectament amb les vostres necessitats i les millors pràctiques (per exemple, per a certificacions ISO), el nostre equip d’experts us pot oferir un servei de consultoria i acompanyament personalitzat.
GQF
FAQ's
El Gestor Documental facilita enormement el compliment de certificacions com la ISO 9001. Assegura una traçabilitat total amb un historial complet de versions, controla la distribució perquè el teu equip sempre faci servir els documents correctes i gestiona els fluxos de revisió i aprovació de forma auditable.
El nostre sistema gestiona automàticament l’historial de canvis. Cada vegada que un document es modifica i s’aprova, es genera una nova versió, arxivant l’anterior. Això assegura que només la versió vigent estigui en ús i que es mantingui un registre complet de tota la vida del document.
Sí. La plataforma permet una gestió granular de permisos. Pots definir amb precisió qui pot visualitzar, editar, aprovar o gestionar cada tipus de document o fins i tot documents individuals, garantint la seguretat i confidencialitat de la informació.
Va molt més enllà d’un simple repositori. Cada document a GQFTOOLS pot tenir associades accions de control periòdiques. Aquestes tasques es planifiquen al nostre panell “To Do”, permetent assignar responsables, programar seguiments i registrar evidències, garantint així que la documentació no només s’emmagatzema, sinó que es viu i es compleix a l’organització.
Demana
una demo
Amb GQFtools Incidències, gestiona i analitza eficientment les incidències i reclamacions per impulsar el teu negoci.
Demana una demo per veure GQFtools Incidències en acció i comprovar com pot beneficiar la teva empresa.
Emplena el formulari per sol·licitar una demostració personalitzada i descobreix el potencial d’una gestió optimitzada!
"*" indicates required fields
Demana una demo
