Gestor Documental
Centraliza, controla y dinamiza la documentación de tu sistema de gestión. Asegura la trazabilidad, comunicación y cumplimiento de tus políticas, protocolos, procedimientos e instrucciones.
Cómo funciona
GQFTOOLS Gestor Documental
Configuración y Estructuración Documental a Medida
La base de una gestión documental eficiente es la organización. Define tipos de documentos (políticas, procedimientos, protocolos, instrucciones, etc.) y personaliza sus atributos específicos para adaptar la plataforma completamente a la estructura y necesidades de tu sistema de gestión.
Creación, Carga y Centralización Segura de Documentos
Crea nuevos documentos directamente en la plataforma o importa los existentes. Todos los documentos se almacenan en un repositorio centralizado y seguro, facilitando el acceso y eliminando la dispersión de la información.
Control de Versiones y Flujos de Aprobación Ágiles
Mantén un control exhaustivo de cada versión de tus documentos. Nuestro sistema gestiona el historial de cambios y te permite configurar flujos de trabajo para la revisión y aprobación, asegurando que sólo la versión correcta esté en uso y que las personas adecuadas participen en el proceso.
Gestión Granular de Permisos y Distribución Controlada
Define con precisión quién puede visualizar, editar, aprobar o gestionar cada tipo de documento. Asegura la confidencialidad y que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno.
Vinculación de acciones de control y delegación de tareas
Id más allá de la simple gestión de archivos. Integra acciones de control específicas directamente sobre los requisitos de los documentos. Delega estas acciones a los usuarios responsables, asignando tareas claras para la recopilación de evidencias o la ejecución de controles.
Seguimiento de Tareas y Evidencia de Cumplimiento
Los usuarios asignados pueden registrar la ejecución de las acciones de control y adjuntar evidencias directamente a la plataforma. Realiza un seguimiento del progreso, facilita la supervisión y mantén una trazabilidad completa del cumplimiento de los requisitos documentados.
Por qué escoger
GQFTOOLS Gestor Documental ?
Adaptabilidad Total a tu sistema de gestión
Integración Única de Gestión Documental y Control de Tareas
Elimina Errores y Confusiones con un Control de Versiones Robusto
Seguridad y Confidencialidad Garantizadas
Agiliza tus Procesos con Flujos de Revisión y Aprobación Personalizables
Facilita el Cumplimiento y la Preparación para a Auditorías
Mejora la comunicación interna y el acceso a la información
Cumple con certificaciones ISO y consigue auditorías exitosas al 100%
Por qué escoger
GQFTOOLS Gestor Documental ?
Adaptabilidad Total a tu sistema de gestión
Nuestra plataforma no impone una estructura rígida. Crea los tipos de documentos y atributos que tu organización necesita reflejando fielmente tu sistema de gestión (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IFS, BRC, etc.).
Integración Única de Gestión Documental y Control de Tareas
A diferencia de los gestores documentales tradicionales, GQFTOOLS te permite vincular acciones de control y seguimiento directamente a los requisitos de tus documentos, convirtiendo la documentación en una herramienta viva y dinámica para su cumplimiento.
Elimina Errores y Confusiones con un Control de Versiones Robusto
Olvídate de trabajar con versiones obsoletas. Asegura que todas las personas accedan siempre a la última versión aprobada del documento, manteniendo un completo historial de cambios para auditorías y consultas.
Seguridad y Confidencialidad Garantizadas
Con nuestra gestión granular de permisos, tú decides quién accede a qué. Protege la información y asegura que los documentos sólo sean modificados o aprobados por personal autorizado.
Agiliza tus Procesos con Flujos de Revisión y Aprobación Personalizables
Define flujos de trabajo que se adapten a los procesos internos. Optimiza los tiempos de revisión y aprobación enviando notificaciones automáticas y facilitando la colaboración entre departamentos.
Facilita el Cumplimiento y la Preparación para a Auditorías
Centraliza toda la documentación y evidencias de cumplimiento asociadas. Accede rápidamente a la información requerida durante auditorías internas o externas, demostrando control y trazabilidad.
Mejora la comunicación interna y el acceso a la información
Asegura que todos los miembros de tu organización puedan acceder fácilmente a los procedimientos, instrucciones y protocolos actualizados que necesitan para realizar su trabajo de forma eficiente y segura.
Cumple con certificaciones ISO y consigue auditorías exitosas al 100%
Facilita la gestión de tus certificaciones ISO y asegura el cumplimiento de los requisitos legales. Nuestros servicios permiten optimizar los procesos de certificación y auditoría.
Servicios adicionales
Conexión e Integración con Repositorios Externos
¿Tu organización ya utiliza sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, OneDrive u otros? Podemos facilitar la integración para que los registros y evidencias adjuntados a los procedimientos en GQFtools Gestor Documental puedan ser sincronizados o enlazados con tus carpetas existentes, combinando la potencia de gestión de GQFtools con la flexibilidad de tus herramientas actuales.
Automatización Avanzada con GQFtools BPM
Lleva la gestión de tus procesos documentados al siguiente nivel. Complementa las acciones de control y los flujos de trabajo definidos en GQFtools Gestor Documental con nuestro módulo GQFtools BPM (Business Process Management). Diseña, automatiza y monitoriza procesos de negocio completos que se inicien o interactúen con tu documentación, logrando una eficiencia y trazabilidad de extremo a extremo.
Consultoria para la Optimización de la Estructura Documental
Si necesitas ayuda para definir la arquitectura de su sistema documental, migrar desde sistemas heredados o asegurar que la configuración de tipos de documentos, atributos y flujos de aprobación se alinea perfectamente con sus necesidades y las mejores prácticas (por ejemplo, para certificaciones ISO), nuestro equipo de expertos puede ofrecerle un servicio de consultoría y acompañamiento personalizado.
GQF
FAQ's
El Gestor Documental facilita enormemente el cumplimiento de certificaciones como la ISO 9001. Asegura una trazabilidad total con un historial completo de versiones, controla la distribución para que tu equipo siempre utilice los documentos correctos y gestiona los flujos de revisión y aprobación de forma auditable.
Nuestro sistema gestiona automáticamente el historial de cambios. Cada vez que un documento se modifica y aprueba, se genera una nueva versión, archivando la anterior. Esto asegura que sólo la versión vigente esté en uso y que se mantenga un registro completo de toda la vida del documento.
Sí. La plataforma permite una gestión granular de permisos. Puedes definir con precisión quién puede visualizar, editar, aprobar o gestionar cada tipo de documento o incluso documentos individuales, garantizando la seguridad y la confidencialidad de la información.
Va mucho más allá de un simple repositorio. Cada documento en GQFTOOLS puede tener asociadas acciones de control periódicas. Estas tareas se planifican en nuestro panel «To Do», permitiendo asignar responsables, programar seguimientos y registrar evidencias, garantizando así que la documentación no sólo se almacena, sino que se vive y se cumple en la organización.
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